Usługi zarządzania mogą być doskonałym rozwiązaniem dla małych organizacji, które nie mają wewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie IT. Niestety termin „usługi zarządzania IT” jest niejasny, a specjaliści IT używają go na różne sposoby – co często prowadzi do pewnego zamieszania co do tego, co te usługi powinny obejmować. Dlatego też rozbiliśmy podstawowe typy usług zarządzanych IT dla małych firm, które są najważniejsze.
Zarządzane usługi IT to funkcje informatyczne, które firmy zlecają na zewnątrz. Zawierają umowy z dostawcami zwanymi dostawcami zarządzanych usług IT (lub MSP) takimi jak serwis komputerowy Poznań Yeto, aby nadzorować i proaktywnie zarządzać niektórymi lub wszystkimi wymaganiami IT.
Daje to małym firmom dostęp do szerszej wiedzy informatycznej i umiejętności zarządzania, niż mogłyby sobie na to pozwolić. Zazwyczaj wsparcie to jest świadczone na zasadzie rocznej lub miesięcznej subskrypcji.
Dane wskazują na rosnące zapotrzebowanie na dostawców usług zarządzanych (MSP) w zakresie rozbudowy potencjału IT, zarówno poprzez pełne zarządzanie, jak i wsparcie dla zespołów wewnętrznych.
Reaktywny (lub „naprawiający awarie”): serwis komputerowy Poznań Yeto:
Dostawca odpowiada, gdy masz problem z usługą. Przykład: pomoc techniczna, zarówno zdalna, jak i na miejscu.
Proaktywny:
Ty i dostawca np. serwis laptopów Yeto współpracujecie przy planowaniu i utrzymaniu zasobów informatycznych, w tym:
Podejmowanie środków ostrożności minimalizujących ryzyko przestoju
Słaba wydajność (jak w przypadku wolno działających komputerów)
Cyberprzestępczość
Niektórzy dostawcy zarządzanych usług informatycznych koncentrują się na dużych korporacjach, które zlecają na zewnątrz określone części swoich operacji informatycznych. Jednak zespół Yeto koncentruje się na usługach informatycznych dla małych firm, które według nas najlepiej działały przez ponad 25 lat naszej współpracy z nimi.
Oto kluczowe usługi informatyczne, których potrzebują małe firmy, aby rozwijać się szybciej, działać wydajniej i być bezpieczniejszymi.
Co powinny obejmować zarządzanie usługami informatycznymi, Outsourcing IT
Yeto outsourcing IT Poznań pomoże Ci stworzyć ogólną strategię technologiczną, która określi sposób korzystania z każdej z usług informatycznych. Często określa się to jako ofertę wirtualnego serwisu komputerowego.
Twój strategiczny plan IT jest Twoim projektem. Pokazuje, jak działa Twoja firma i jak IT umożliwia (i usprawnia) te operacje.
Co powinno obejmować strategiczne planowanie IT
1. Regularne spotkania, na których omawiane są sposoby wykorzystania IT do zwiększenia wzrostu i wydajności Twojej firmy.
Zapraszaj swojego dostawcę usług informatycznych na okazjonalne spotkania zarządu i/lub doroczne sesje planowania strategicznego i budżetowania.
2. Dokumentacja planu strategicznego i budżetu IT.
Dokonuj przeglądu wyników przynajmniej raz w roku i w razie konieczności dokonuj korekt.
Jak strategiczne planowanie IT może pomóc Twojej małej firmie
Wyobraź sobie planowanie strategiczne jako przeciwieństwo bezczynnego czekania na awarie informatyczne i reagowania na nie. (Często wiąże się to z ogromnymi, nieprzewidzianymi w budżecie wydatkami kapitałowymi.)
Dobry plan strategiczny pomaga zminimalizować sytuacje awaryjne. Jednocześnie pomoże Ci ulepszyć Twoje ogólne operacje.
Przykład:
Może zapobiegać niezauważalnym czynnikom negatywnie wpływającym na produktywność – takim jak wolno działające komputery i przestarzałe oprogramowanie.
To zazwyczaj szczegółowy schemat Twoich systemów sieciowych i urządzeń. Poziom szczegółowości może się różnić. Powinien jednak pokazywać, jak dane przepływają przez Twoją infrastrukturę IT. Powinien on kompleksowo ilustrować relacje między urządzeniami, połączeniami, oprogramowaniem i metodami przechowywania.
Co powinna zawierać dokumentacja Twojego systemu
1. Szczegółowa dokumentacja IT.
Szczegółowa dokumentacja informatyczna istniejących systemów Twojej firmy, licencji i informacji o dostawcach technologii.
2. Schemat sieci informatycznej.
Schemat sieci informatycznej ułatwiający dostawcom IT szybkie zarządzanie przyszłymi naprawami/dodatkami/modernizacjami.
Jak dokumentacja systemowa może pomóc
Ludzie wykonujący zadania w Twojej sieci IT potrzebują dokładnej „mapy”, na podstawie której mogą pracować. Gdy brakuje tych informacji lub są one nieaktualne, może to powodować poważne wypadki i opóźnienia.
Przykład
Osoby, które muszą rozwiązać pilny problem, wykonać instalację, uruchomić aktualizację itp.
Menedżerowie sieci IT używają narzędzi, które monitorują ogólny stan sieci. Narzędzia te mogą ostrzegać o komponentach, które uległy awarii. Lub, co ważniejsze, narzędziach, które mogą wymagać interwencji, aby nie uległy awarii.
Narzędzia te potrafią wykrywać pewne oznaki ataków cybernetycznych i inne anomalie.
Co powinno obejmować monitorowanie sieci/serwera
1. Wykwalifikowana kadra dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby reagować na alerty sieciowe.
Pracownicy powinni być w stanie ocenić i zareagować na alerty generowane przez narzędzia do monitorowania sieci w przypadku wystąpienia problemów z:
Serwery
Stanowiska pracy
Usługi w chmurze
Wszystkie podłączone urządzenia
Jak monitorowanie może pomóc
Im szybciej wykwalifikowany serwis komputerowy zostanie powiadomiony o potencjalnym problemie, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo wystąpienia przestoju i innych problemów.
W badaniu przeprowadzonym przez specjalistów serwisu Yeto, którzy świadczą usługi cyberbezpieczeństwa dla małych i średnich firm, stwierdzono, że głównymi atakami cyberbezpieczeństwa, których doświadczyli ich klienci, były phishing (84%), malware (84%) i ransomware (63%). Zagrożenia te są nadal bardzo istotne dla małych i średnich firm.
Celem programu cyberbezpieczeństwa nie może być zapobieganie wszystkim tym i innym cyberatakom. To po prostu niemożliwe dla firm dowolnej wielkości.
Celem jest podjęcie silnych, rozsądnych środków ostrożności, aby uczynić Twoją firmę trudniejszym celem, niż przestępcy są skłonni przyjąć. Zarządzane usługi IT dla małych firm są najłatwiejszym sposobem, aby to zrobić.
Co powinny obejmować usługi cyberbezpieczeństwa
1. Szkolenie.
Szkolenie jest prawdopodobnie najważniejszą ochroną cyberbezpieczeństwa. Dzieje się tak, ponieważ wiele cyberataków obejmuje phishing lub inne taktyki, które polegają na niewiedzy pracowników. Powinno ono obejmować szkolenie nowych pracowników i regularne aktualizacje.
2. Instalacja, aktualizacje i monitorowanie zapory sieciowej.
3. Ochrona antyspamowa i antywirusowa.
Testowanie i konserwacja bieżących narzędzi. W razie potrzeby sugerowanie narzędzi, które są lepiej dostosowane do Twojej konkretnej działalności biznesowej.
4. Szyfrowanie komputerów stacjonarnych, laptopów, urządzeń mobilnych i poczty e-mail.
5. Szybka instalacja poprawek bezpieczeństwa i aktualizacji oprogramowania.
6. Udokumentowane zasady i procedury.
W ten sposób pracownicy wiedzą, jak zapobiegać stratom cybernetycznym. Powinny być one zgodne z wszelkimi obowiązującymi przepisami branżowymi. Zasady i procedury powinny być regularnie przeglądane/aktualizowane.
7. Zarządzanie hasłami.
Zarządzanie hasłami za pomocą specjalistycznych narzędzi, dzięki czemu Twoi pracownicy mają wygodną metodę generowania bezpiecznych haseł. Łagodzenie stosowania powtarzających się haseł w wielu witrynach osób trzecich.
8. Plany tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych.
To kluczowa część cyberbezpieczeństwa. Ale kopie zapasowe są ważne również z innych powodów.
9. Monitorowanie Dark Webu.
Może to pokazać, czy identyfikatory użytkowników, hasła i inne dane Twoich pracowników są na sprzedaż w Dark Web. Może to pomóc Ci namierzyć luki w cyberbezpieczeństwie i pokierować szkoleniem pracowników.
Jak cyberbezpieczeństwo może pomóc Twojej małej firmie
Cyberbezpieczeństwo chroni Twoje wyniki finansowe i reputację.
Jak MSP może pomóc w zakresie cyberbezpieczeństwa
Poniżej przedstawiono kilka konkretnych sytuacji, w których istotne jest podjęcie współpracy z dostawcą zarządzanych usług informatycznych, który zapewnia zaawansowane rozwiązania w zakresie cyberbezpieczeństwa i posiada wysokie kwalifikacje.
1. Zgodność z wymaganiami branżowymi.
Jeśli musisz przestrzegać polskich przepisów dotyczących cyberbezpieczeństwa , Twój zewnętrzny dostawca usług informatycznych pomoże Ci wdrożyć i udokumentować zgodny z przepisami program cyberbezpieczeństwa.
2. Ochrona odpowiedzialności prawnej.
Jeśli Twoja firma zostanie pozwana o naruszenie danych, posiadanie profesjonalnie administrowanego i udokumentowanego programu cyberbezpieczeństwa może Ci pomóc. Pokazuje on w sądzie, że podjąłeś rozsądne środki w celu ochrony danych klientów.
Wsparcie informatyczne dla małych firm polega na rozwiązywaniu problemów informatycznych w celu ustalenia, czy są to awarie mechaniczne, usterki oprogramowania, błędy użytkownika itd., a następnie podejmowaniu działań naprawczych lub wzywaniu odpowiednich specjalistów serwisu komputerowego.
Co powinno obejmować wsparcie techniczne
1. Zdalne wsparcie przez telefon lub online.
2. Wsparcie na miejscu.
Wsparcie na miejscu w przypadku problemów ze sprzętem. Możesz również chcieć, aby specjalista ds. wsparcia odwiedził Twoje biuro w celu przeszkolenia pracowników. Możesz też chcieć porozmawiać z nimi, aby poszukać możliwości usprawnienia operacji lub usług.
3. Status online w czasie rzeczywistym.
Dostęp do statusu online w czasie rzeczywistym wszelkich bieżących żądań serwisowych. Niektórych problemów nie da się rozwiązać w ciągu minut lub godzin. Jeśli masz nierozwiązany problem, powinieneś móc sprawdzić, gdzie znajduje się projekt i co ma się wydarzyć dalej.
Jak wsparcie techniczne może pomóc Twojej firmie
Współpracujemy z kilkoma firmami, które są wystarczająco duże, aby mieć w swoim zespole osobę z branży IT, ale i tak zlecają na zewnątrz wsparcie techniczne, ponieważ ich pracownik jest zbyt zajęty, aby szybko odpowiedzieć na każde pilne żądanie. Te firmy zazwyczaj potrzebują również całodobowej obsługi – i szerszego zakresu doświadczenia w zakresie IT – niż może zapewnić jeden pracownik IT.
Oprócz udzielania odpowiedzi na codzienne pytania dotyczące oprogramowania za pośrednictwem pomocy technicznej (patrz powyżej), niektórzy dostawcy usług informatycznych dla małych firm oferują szkolenia w zakresie oprogramowania w formie kursów internetowych lub szkoleń na miejscu.
Dostawca zarządzanych usług informatycznych może administrować programem szkoleniowym, który śledzi, którzy pracownicy potrzebują danego szkolenia i kiedy. Dostawca może również monitorować aktualizacje oprogramowania, które powinny zachęcać do dodatkowych szkoleń.
Co powinno obejmować szkolenie i wsparcie w zakresie oprogramowania
1. Wiedza na temat oprogramowania.
Personel pomocniczy powinien być biegły w obsłudze kluczowego oprogramowania, z którego Twoi pracownicy korzystają każdego dnia. W tym oprogramowania branżowego, jeśli to możliwe.
2. Szkolenie nowych pracowników.
3. Szkolenie dokształcające.
Aby pomóc pracownikom w pełni wykorzystać możliwości Twojego oprogramowania lub pomóc im w przeprowadzaniu aktualizacji oprogramowania.
4. Szkolenie ukierunkowane.
Dla konkretnej funkcji, w której Twoi pracownicy potrzebują pomocy.
Jak szkolenia i wsparcie w zakresie oprogramowania mogą pomóc Twojej firmie
Trenerzy, którzy dobrze znają Twoją firmę i wiedzą, jak konkretnie korzystasz z oprogramowania, mogą dostarczyć dostosowany program nauczania. Mogą również szybko i dokładnie odpowiadać na codzienne pytania.
Ostatecznie zarządzane usługi informatyczne dla małych firm pomagają uzyskać maksymalną wydajność inwestycji w oprogramowanie dzięki szkoleniom w zakresie oprogramowania.
Samo posiadanie sprawnego urządzenia do tworzenia kopii zapasowych danych NIE daje możliwości szybkiego wznowienia działalności po naruszeniu danych, klęsce żywiołowej itp. Potrzebne są również:
Skuteczne planowanie z wyprzedzeniem
Połączenie rozwiązań tworzenia kopii zapasowych na miejscu i w chmurze
Plan reagowania po zdarzeniu, który Twoi pracownicy potrafią wdrożyć
Co powinno obejmować tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii
1. Ocena.
Wstępna ocena i test obecnego systemu tworzenia kopii zapasowych.
2. Skonfiguruj infrastrukturę IT.
Skonfiguruj swoją infrastrukturę IT z redundantnymi usługami internetowymi i tworzenia kopii zapasowych, a także opcjami odzyskiwania danych w chmurze dla swoich serwerów.
3. Testowanie i monitorowanie kopii zapasowych.
4. Plan odzyskiwania po awarii.
Szczegółowy, udokumentowany i przetestowany plan odzyskiwania po awarii.
5. Sprzęt do tworzenia kopii zapasowych.
Opcje zapewnienia zapasowego sprzętu i awaryjnych źródeł zasilania.
Jak tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii może pomóc Twojej firmie
Przygotowanie się na utratę danych i/lub poważne zakłócenia w działalności firmy może stanowić przewagę konkurencyjną.
Sześćdziesiąt osiem procent właścicieli małych firm nie ma pisemnego planu odzyskiwania po awarii, zgodnie z badaniem Yeto. Zakładamy się, że nawet 32%, którzy mają plan, nie testowało go regularnie, aby upewnić się, że zadziała.
Oprócz uniknięcia poważnych strat finansowych, o których wspomniano powyżej, związanych z przerwaniem działalności gospodarczej i odzyskiwaniem danych po cyberataku, wyróżnisz się na tle konkurencji.
Zarządzanie aktywami to system zarządzania aktualizacjami sprzętu i oprogramowania Twojej firmy. Pomaga Ci mieć bardziej wydajny personel i bardziej przewidywalny budżet.
Celem nie jest ciągłe posiadanie nowych rzeczy. Chodzi o to, aby mieć sprzęt, który skutecznie obsługuje potrzebne oprogramowanie i uniknąć nieplanowanych dużych nakładów inwestycyjnych.
Co powinno obejmować tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii
1. Inwentaryzacja.
Inwentaryzacja istniejącego sprzętu i oprogramowania. W tym wiek komputerów i innego kluczowego sprzętu oraz informacje o gwarancji od każdego producenta.
2. Harmonogram wymiany sprzętu IT.
Dzięki temu nie musisz czekać, aż Twoje komputery i inny sprzęt zaczną działać wolno i się zepsuć, zanim zdecydujesz się na ich modernizację.
3. Przygotowanie niektórych komputerów zastępczych.
Aby móc korzystać z kopii zapasowych, pracownicy mogą zachować produktywność podczas zakupu i instalacji nowego sprzętu.
Jak zarządzanie aktywami może pomóc Twojej firmie
Zarządzanie aktywami pomaga Ci aktualizować technologię, co pozwala Ci kontrolować wydatki kapitałowe na IT.
Zarządzane usługi IT dla małych firm świetnie sprawdzają się w zwiększaniu produktywności i satysfakcji z pracy. Zarządzanie aktywami to tylko jeden przykład.
Narzędzia do zarządzania urządzeniami mobilnymi pomagają firmom wdrażać, śledzić i chronić urządzenia mobilne. (Dotyczy to urządzeń takich jak smartfony, tablety i laptopy).
Twój dostawca usług IT dla małych firm powinien być wystarczająco zaznajomiony z Twoimi urządzeniami i dostawcami planów danych, aby odpowiadać na pytania pracowników. Które, nawiasem mówiąc, często pochodzą od osób, które są w trasie i potrzebują natychmiastowej pomocy.
Co powinno obejmować tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii
1. Ochrona bezpieczeństwa i szyfrowanie.
Na wszystkich urządzeniach mobilnych. W tym możliwość zdalnego usuwania danych własnościowych z urządzenia w przypadku jego zgubienia lub kradzieży.
2. Instalacja i konfiguracja urządzenia.
Dla kont e-mail, kalendarzy, aplikacji branżowych itp.
3. Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych.
Jak zarządzanie urządzeniami mobilnymi może pomóc Twojej firmie
Daj swojej firmie korzyści produktywności urządzeń mobilnych. Podczas gdy Twój dostawca zarządzanych usług informatycznych zajmuje się dodatkowymi zagrożeniami cyberbezpieczeństwa, które stwarzają urządzenia mobilne.
Dostawcy usług informatycznych dla małych firm pomagają swoim klientom wybierać spośród niezliczonej liczby podwykonawców, aby znaleźć odpowiednią kombinację usług, która zmieści się w budżecie klienta.
Co powinno obejmować zarządzanie dostawcami
1. Rozwiązywanie problemów serwisowych.
Obejmuje to również skontaktowanie się w Twoim imieniu z niezbędnymi dostawcami (dostawcami oprogramowania, Internetu, telefonu, zapór sieciowych itp.).
2. Zarządzanie sporami pomiędzy sprzedawcami.
Czasami dostawcy technologii będą wskazywać na siebie nawzajem jako źródło problemu z usługą. Pozwól swojemu partnerowi IT to rozwiązać.
3. Regularna ocena kosztów.
Aby szukać lepszych wartości.
Jak zarządzanie dostawcami może pomóc Twojej firmie
Najlepiej poświęcić swój czas i energię na rozwijanie swojego biznesu. Nie porównywać pakietów usług tworzenia kopii zapasowych w chmurze ani nie czekać na połączenie z Microsoftem w sprawie pakietu Office 365 itd. Przekaż te rzeczy Yeto Serwis komputerowy Poznań, który robi to codziennie.
Ta usługa jest połączeniem wielu z 10 innych usług pokazanych powyżej. Opierają się na rozwiązaniach niezbędnych do zorganizowania i wykonania dużego projektu, który obejmuje IT.
Aktualizacja do nowego systemu operacyjnego (np. Windows 7 do Windows 10 lub Windows 11)
Główne instalacje sprzętowe
Wyposażenie nowej sali konferencyjnej w sprzęt audiowizualny i telekonferencyjny
Migracja danych kopii zapasowej na nowy serwer lokalny lub wirtualny
Co powinno obejmować zarządzanie projektami informatycznymi
1. Logistyka projektu.
Tworzenie harmonogramu wydarzeń, którego możesz użyć do komunikacji z pracownikami. W ten sposób zrozumieją, co będą musieli zrobić i kiedy.
2. Wsparcie dla większych projektów obejmujących komponent IT.
Na przykład otwarcie lub przeniesienie oddziału lub zatrudnienie grupy nowych pracowników. Albo kontrahentów, którzy wymagają dostępu do Twojej sieci.
Jak zarządzanie projektami informatycznymi może pomóc Twojej firmie
Doświadczeni kierownicy projektów informatycznych wiedzą, jak zminimalizować przerwy w działalności i ogólne zamieszanie wśród pracowników i klientów. Dzięki temu zdejmiesz z siebie główne obowiązki nadzorcze. A w rezultacie mniej nieprzyjemnych niespodzianek.
Dwie kluczowe kwestie dotyczące rozliczeń za zarządzane usługi IT
Dostawcy reaktywni sprzedają swoje usługi jako oddzielne, godzinowe wystąpienia lub jako subskrypcje. Dostawcy proaktywni często sprzedają swoje usługi poprzez roczną umowę lub miesięczną subskrypcję.
Dowiedz się więcej o inwestycjach finansowych w partnerstwach w zakresie usług zarządzanych, czytając te popularne artykuły:
Nasze proaktywne usługi świadczymy klientom na podstawie umowy. Zalecamy takie podejście, aby mieć pewność, że Twoja technologia jest strategicznie dostosowana do celów Twojej firmy. Upewnij się, że zatrudniasz odpowiednie wsparcie dla swojej małej firmy.
Zapomnij o remoncie, stwórz „plan IT”
Ponieważ każda organizacja jest wyjątkowa, Twoja firma może potrzebować usług, które nie zostały wymienione powyżej. Jednak niezależnie od tego, którą kombinację wybierzesz, uważaj, aby nie wdrożyć zbyt wiele, zbyt szybko.
Całkowite remonty IT mogą być zbyt trudne do opanowania dla Twoich pracowników lub klientów. Stwórz „plan IT” ze swoim dostawcą. Następnie stopniowo do niego dąż. Upewnij się, że każda zmiana działa tak, jak powinna i dostosuj plan w razie potrzeby.
Kontynuuj ten proces, aż Twoje operacje informatyczne będą zgodne z planem.
Pamiętaj, że różni dostawcy mają różną terminologię dla wszystkich wymienionych przez nas zarządzanych usług informatycznych. Dlatego zadawaj dużo pytań.
Umiejętność udzielenia przez dostawcę odpowiedzi na pytania prostym językiem jest doskonałym wskaźnikiem jakości oferowanych przez niego usług.
Yeto Sp. z o.o. oferuje responsywne i bezpieczne zarządzane usługi informatyczne dla małych i średnich przedsiębiorstw na terenie całego kraju, a lokalne usługi informatyczne są świadczone w następujących obszarach:
Poznań, Luboń, Swarzędz
Odkryj, w jaki sposób realizujemy obietnice składane klientom w ramach usług IT dla małych firm oraz w ramach naszych wyjątkowych procesów zapewnienia jakości.
