Niezbędne funkcje Gmaila, z których powinieneś korzystać
 

Serwis laptopów Poznań Yeto pomoże w pełni wykorzystać potencjał Gmaila.

Usługa Gmail, uruchomiona w kwietniu 2004 r., istnieje już od ponad 20 lat i oferuje mnóstwo świetnych funkcji, z których wielu użytkowników, z różnych powodów, wciąż nie korzysta.

Chociaż Gmail jest zasadniczo stworzony do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail, jego różne funkcje mogą sprawić, że cały ten proces będzie dla Ciebie lepszy. Jeśli nie korzystasz z następujących funkcji Gmaila, rozważ rozpoczęcie korzystania z nich już dziś. Możesz być zaskoczony, jak bardzo mogą być pomocne.

Inteligentna kompozycja

Smart Compose ma pomóc Ci pisać e-maile szybciej, pisząc je za Ciebie, oszczędzając Ci kłopotu marnowania czasu lub siły umysłu. Funkcja ta wykorzystuje uczenie maszynowe do przewidywania, co zamierzasz wpisać, a Gmail oferuje sugestie w czasie rzeczywistym podczas pisania wiadomości e-mail.
Funkcja Smart Compose jest domyślnie włączona, chyba że wyłączono funkcje inteligentne i personalizację. Jednak można ją łatwo przełączyć, przechodząc do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie przewijając kartę Ogólne, aż zobaczysz funkcję Smart Compose.

Standardowa funkcja Smart Compose oferuje sugestie dotyczące predyktywnego pisania w trakcie pisania, ale możesz także włączyć funkcję personalizacji Smart Compose, aby te sugestie w czasie rzeczywistym były dostosowywane do Twojego stylu pisania na podstawie wszystkich wiadomości e-mail znajdujących się na Twoim koncie Gmail.

Zaplanuj wysłanie

Czy jesteś typem osoby, która pisze swoje e-maile z wyprzedzeniem? Jeśli tak, prawdopodobnie tworzysz je w wersji roboczej, a następnie pozostawiasz w wersji roboczej, dopóki nie będziesz gotowy do wysłania. Ale to może być ryzykowne, ponieważ możesz o tym zapomnieć… a czy jest coś bardziej frustrującego niż myślenie, że wysłałeś komuś tego e-maila, a potem słyszysz, że nigdy tego nie zrobiłeś?
Dlatego musisz używać funkcji Zaplanuj wysyłanie w Gmailu. Gdy Twój e-mail jest wpisany i gotowy do wysłania, nie musisz go od razu wysyłać — zamiast tego możesz ustawić datę i godzinę wysłania. Aby to zrobić, zamiast klikać Wyślij jak zwykle, kliknij strzałkę rozwijaną obok Wyślij, a następnie kliknij Zaplanuj wysyłanie.

Domyślnie możesz wybrać „jutro rano”, „jutro po południu” lub „poniedziałkowy poranek” (co jest świetne, jeśli piszesz służbowego maila w weekend). Możesz również wybrać opcję Wybierz datę i godzinę, aby wybrać konkretną datę i godzinę wysłania maila. Nigdy więcej nie zapomnij!

Cofnij wysłanie

Funkcja Cofnij wysłanie w Gmailu jest dość oczywista. Daje Ci okres karencji po wysłaniu wiadomości e-mail, aby zmienić zdanie, umożliwiając anulowanie wysyłki, aby móc wprowadzić dalsze zmiany, odłożyć wysłanie na później lub po prostu całkowicie wstrzymać się z wysłaniem.

Funkcja Cofnij wysłanie jest naprawdę przydatna, gdy przypadkowo wyślesz wiadomość w trakcie jej tworzenia, zapomnisz załączyć pliki, zauważysz literówkę po fakcie lub przez pomyłkę wpiszesz „DW” zamiast „UDW” itp.
Opcja Cofnij wysłanie jest domyślnie włączona, ale możesz zmienić czas trwania okresu karencji umożliwiającego cofnięcie wysłania wiadomości e-mail.

Przejdź do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie przewiń w dół kartę Ogólne, aż znajdziesz Cofnij wysyłanie. Następnie możesz ustawić timer na dowolną wartość od 5 sekund do 30 sekund. Zalecam ustawienie go na 30 sekund, ponieważ nie ma żadnych wad posiadania tego dodatkowego czasu.

Aby cofnąć wiadomość e-mail po jej wysłaniu, poszukaj powiadomienia Wiadomość wysłana w lewym dolnym rogu ekranu i kliknij Cofnij. Jeśli będziesz wystarczająco szybki, wiadomość e-mail powróci do statusu Wersja robocza bez faktycznego wysłania do skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Operatorzy wyszukiwania

Chociaż podstawowa funkcja wyszukiwania w Gmailu jest tak prosta, jak wpisanie szukanego hasła w polu wyszukiwania, to uzyskane wyniki nie zawsze są świetne.

Jeśli masz dość nieistotnych lub nadmiernych wyników podczas przeszukiwania całego archiwum Gmaila, zacznij używać operatorów wyszukiwania Gmaila, aby lepiej filtrować wyniki. Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz mnóstwo wiadomości e-mail wypełniających skrzynkę odbiorczą i czujesz się jakbyś szukał igły w stogu siana za każdym razem, gdy musisz przeszukać konkretną wiadomość e-mail.
Istnieje zbyt wiele operatorów wyszukiwania w Gmailu, aby wymienić je wszystkie, jednak do najczęściej używanych przeze mnie należą from:(służący do filtrowania wiadomości e-mail i wyświetlania tylko tych, które zostały wysłane przez określoną osobę) oraz subject:(służący do filtrowania wyszukiwania według tematu wiadomości e-mail i ignorowania jej treści).

Polecam zapoznać się z naszym artykułem na temat podstawowych operatorów wyszukiwania w Gmailu, które warto znać. Aby pójść jeszcze dalej, możesz zobaczyć pełną listę wszystkich operatorów wyszukiwania w Gmailu na tej stronie pomocy technicznej Gmaila.

Uśpij e-maile

Uśpienie wiadomości e-mail jest trochę jak uśpienie budzika rano — Gmail tymczasowo usuwa uśpioną wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej na tak długo, jak zdecydujesz się ją uśpić.

Domyślnie możesz uśpić wiadomość e-mail do „jutra”, „tego weekendu” lub „następnego tygodnia”. Możesz też wybrać dowolną datę i godzinę, co pozwoli Ci odkładać ją do woli. Gdy uśpienie wygaśnie, wiadomość e-mail od razu powróci do Twojej skrzynki odbiorczej.
Aby uśpić wiadomość e-mail w Gmailu, najedź kursorem na daną wiadomość i kliknij ikonę Drzemka po prawej stronie opcji. Zobaczysz wiele domyślnych okresów, na które możesz uśpić wiadomość e-mail, ale jeśli żaden nie będzie dla Ciebie odpowiedni, kliknij Wybierz datę i godzinę, aby ustawić własny. Możesz również uśpić wiele wiadomości e-mail jednocześnie, zaznaczając je wszystkie i wykonując to samo.

Po uśpieniu wiadomości e-mail możesz wyświetlić wszystkie uśpione wiadomości w obszarze Uśpione w lewym panelu. Możesz też wcześniej odwołać uśpienie dowolnej wiadomości, jeśli chcesz zająć się nią wcześniej.

Szablony e-maili

Jeśli zdarza Ci się wysyłać te same e-maile wielokrotnie — lub co najmniej podobne e-maile o bardzo podobnej strukturze i treści — powinieneś bezwzględnie skorzystać z funkcji Szablony e-maili w Gmailu.

Jak sama nazwa wskazuje, szablony wiadomości e-mail umożliwiają tworzenie i zapisywanie różnych szablonów, których możesz użyć w przyszłości, aby od razu zacząć od podstawowej wersji wiadomości e-mail, którą możesz edytować, zamiast za każdym razem pisać wiadomość od nowa.
Aby użyć szablonów, przejdź do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie przewiń do zakładki Zaawansowane i znajdź Szablony. Kliknij Włącz, a następnie Zapisz zmiany. Po ponownym załadowaniu Gmaila możesz utworzyć szablon.

Aby utworzyć szablon w Gmailu, utwórz wiadomość e-mail w zwykły sposób, ale zamiast ją wysyłać, kliknij menu z trzema kropkami > Szablony > Zapisz wersję roboczą jako szablon. Następnie, gdy następnym razem będziesz chciał wysłać podobną wiadomość e-mail, po prostu kliknij menu z trzema kropkami > Szablony > Wstaw szablon.

Sugestie dotyczące pisowni i gramatyki

Poprawna pisownia i gramatyka w wiadomościach e-mail jest ważna zawsze, ale jest szczególnie ważna, gdy wysyłasz wiadomość e-mail w celach zawodowych. Niezależnie od tego, czy jest to wiadomość do szefa, czy klienta, chcesz, aby mieli oni jak najlepsze wrażenie o Tobie za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail.

Na szczęście Gmail oferuje funkcję autokorekty dla obu typów tekstów, a także sugestie pisowni i gramatyki w czasie rzeczywistym, które okazują się przydatne, gdy autokorekta wydaje się zbyt skomplikowana, a Ty chcesz zachować kontrolę nad swoim tekstem.
Aby Gmail sprawdzał pisownię i gramatykę podczas pisania, przejdź do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia. Przewiń kartę Ogólne w dół, aż zobaczysz opcję przełączania sugestii gramatycznych, sugestii pisowni i autokorekty. Eksperymentuj i znajdź kombinację, która działa dla Ciebie.

Kategorie, etykiety i filtry skrzynki odbiorczej

Jeśli wysyłasz i odbierasz dużo wiadomości e-mail, podstawowa organizacja Gmaila nie wystarczy, aby utrzymać Cię w porządku — przynajmniej nie bez dużego wysiłku z Twojej strony. Na szczęście Gmail ma zaawansowane funkcje organizacyjne, które mogą pomóc zautomatyzować wiele z nich i utrzymać Cię w porządku.

Na początek, kategorie skrzynki odbiorczej Gmaila istnieją, aby automatycznie sortować wiadomości e-mail według intencji. Te kategorie skrzynki odbiorczej obejmują Społeczności, Promocje i Spam, a Gmail automatycznie przetwarza przychodzące wiadomości e-mail i sortuje je do tych kategorii dla Twojej wygody.

Poza tymi kategoriami masz również etykiety. Etykieta jest jak niestandardowy tag, który pozwala Ci ręcznie kategoryzować wiadomości e-mail w dowolny sposób. Każda etykieta jest jak folder, z tą różnicą, że możesz oznaczyć wiadomość e-mail dowolną liczbą różnych etykiet. Etykiety są nawigowalne w lewym panelu, a etykietowanie ułatwia przeglądanie i wyszukiwanie wiadomości e-mail według typu. Na przykład możesz mieć etykiety dla paragonów, rachunków, projektów zawodowych, różnych hobby itp.
O krok dalej masz filtry. Filtr to niestandardowa reguła, którą możesz utworzyć, która automatycznie wykonuje czynności z wiadomościami e-mail, gdy trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej. Aby utworzyć filtr, kliknij opcję Pokaż opcje wyszukiwania po prawej stronie pola wyszukiwania, wprowadź kryteria wyszukiwania, a następnie kliknij opcję Utwórz filtr.

Możesz na przykład utworzyć filtr, który automatycznie przypisuje określoną etykietę wszystkim wiadomościom e-mail, które mają określone słowo w temacie, lub możesz automatycznie przekierowywać wiadomości e-mail do innej skrzynki odbiorczej, jeśli pochodzą z określonego adresu domeny.

Tryb poufny

Czy wiesz, że Gmail ma tryb poufny? To jeden z najlepszych sposobów na zwiększenie bezpieczeństwa Gmaila , zaprojektowany w celu ochrony poufnych informacji poprzez ograniczenie tego, co odbiorcy mogą zrobić z Twoją pocztą e-mail.

Gdy wiadomość e-mail jest wysyłana w trybie poufnym, możesz ustawić datę wygaśnięcia i określić, czy do jej otwarcia ma być wymagany kod dostępu SMS. Poufne wiadomości e-mail nie mogą być przesyłane dalej, kopiowane, drukowane ani pobierane przez odbiorców. Możesz również później cofnąć dostęp do wiadomości e-mail.
Aby wysłać poufny e-mail, podczas pisania wiadomości kliknij ikonę kłódki, aby przełączyć tryb poufny. Będziesz wtedy mógł ustawić wyżej wymienione funkcje dla tego e-maila. Bezpiecznie!

Skróty klawiaturowe

Chociaż Gmail jest domyślnie niezwykle przyjazny dla użytkownika, możesz stracić mnóstwo czasu, jeśli będziesz poruszać się tylko za pomocą kursora myszy. Im więcej czasu spędzasz na czytaniu, pisaniu i porządkowaniu wiadomości e-mail, tym więcej korzyści możesz odnieść ze stosowania skrótów klawiaturowych.

Musisz włączyć skróty klawiaturowe w Gmailu, ale gdy już to zrobisz — i gdy poznasz wystarczająco przydatne skróty, aby stały się one dla Ciebie czymś naturalnym — Gmail stanie się o wiele łatwiejszy w użyciu, a Ty zaoszczędzisz znacznie więcej czasu, niż myślałeś.
Aby włączyć skróty klawiaturowe w Gmailu, przejdź do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie przewiń kartę Ogólne w dół, aż zobaczysz opcję umożliwiającą przełączenie opcji Skróty klawiaturowe.

Gmail oferuje dużą liczbę skrótów klawiaturowych od razu po wyjęciu z pudełka i może minąć trochę czasu, zanim je wszystkie ogarniesz. Po włączeniu skrótów klawiaturowych zawsze możesz zobaczyć ich pełną listę, wpisując, ? gdy Gmail jest otwarty.

Jeśli nie jesteś zadowolony ze skrótów klawiaturowych, możesz je dostosować w dowolny sposób. Przejdź do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia, przewiń w dół kartę Zaawansowane i włącz Niestandardowe skróty klawiaturowe. Następnie powinieneś zobaczyć kartę Skróty klawiaturowe, na której możesz dostosować skróty klawiaturowe Gmaila według własnego uznania.